星期一早上，你的商业 WhatsApp 在八点收到一位新客户的询问，咨询服务套餐详情。与此同时，邮箱里有一封企业客户的报价邀请等待回复。你的会计系统也刚确认了一笔付款，需要对应至相应的发票记录。没有自动化工具，员工需要逐一手动处理这三件事：分别打开三个应用程序，录入数据，回复消息，更新记录。但有了合适的工作流程自动化工具，这三个事件触发的一系列动作，可以在几秒钟内自动完成，即使你还在赶往办公室的途中。
对大多数香港中小企老板而言，问题早已不是「要不要自动化」，而是「用哪一个工具」。目前最常被讨论的三个选项，是 Zapier、n8n 和 Make（前称 Integromat）。三个平台解决同一个核心问题，但针对截然不同的企业规模、预算和技术能力。本文逐一解释它们的功能和定价，并提供选型框架，让你找到最适合自己业务的方案。
什么是 AI 工作流程自动化？
工作流程自动化，是指将不同的软件工具连接起来，令一个应用程序内发生的事件，自动引发另一个应用程序的相应动作。AI 的元素则为这些连接加入智能判断：不再是单纯的条件规则，而是能够理解非结构化信息，例如邮件的主题、客户消息的情绪、退货的类别，并按此作出路由决策。
对香港中小企老板而言，这意味着实际的时间节省。客户在网站填写联系表格，五秒之内：CRM 自动建立新的潜在客户记录、邮件系统发送个性化回复、WhatsApp 通知你的团队、Google Sheets 记录这次询问。以往需要五分钟人工处理的工序，现在五秒完成，而且完全不需要人工介入。让非技术人员也能使用这套能力的三个工具，正是 Zapier、n8n 和 Make。
Zapier 是什么？它如何运作？
Zapier 自 2011 年成立，至今已成为全球中小企自动化的默认入口。其核心概念简单：一个 Zap 由一个触发条件（在某个应用程序里发生的事）和一个或多个动作（随之执行的反应）组成。典型例子：「当 Google Sheets 新增一行数据时，通过 Gmail 发送邮件并在 HubSpot 建立联系人记录。」
平台连接超过 7,000 个应用程序，包括香港企业常用的 WhatsApp Business API 集成伙伴、Xero、Shopify、HubSpot、Mailchimp 及 Slack 等工具。大多数 Zap 可在三十分钟内配置完成并正式启用。Zapier 以「任务（task）」计费，每执行一个动作步骤即消耗一个任务额度。免费方案每月提供 100 个任务，多步骤自动化需要付费方案，起步价为每月 19.99 美元（750 个任务）。
Zapier 最适合：没有技术背景、希望尽快启用自动化的老板，以及习惯月费订阅模式的业务。如果快速上手是首要目标，Zapier 是最清晰的起点。
n8n 是什么？它如何运作？
n8n 针对需要更深度定制的团队而建：能够在自动化步骤中直接编写 JavaScript 代码、处理复杂的数据转换、根据多个条件进行分支路由，以及连接任何提供 API 的系统，即使没有原生集成。由于 n8n 是开源软件，你可以免费下载并在自己的服务器上运行。
这对香港在受监管行业中运营的企业尤为重要：金融服务、医疗及法律等行业，客户数据必须留在公司自身的基础设施内，而非存放在海外的第三方云端平台。对于希望使用托管基础设施的企业，n8n 的云端版本每月 24 美元起。其界面是节点式画布，需要对 API 概念和 JSON 数据结构有基本了解。
n8n 最适合：拥有技术联合创始人或内部 IT 人员的业务，尤其是需要数据主权保障，或自动化逻辑超出拖拽平台承载能力的情况。
Make 是什么？它如何运作？
Make 于 2022 年从 Integromat 更名，占据了一个有价值的中间地带：比 Zapier 更强大（适合复杂分支逻辑），但比 n8n 更易上手（无需开发人员背景）。Make 将自动化称为「场景」，在可视化画布上连接代表各步骤的彩色应用程序图标。Make 的突出之处在于原生支持路由，能根据条件将不同的数据导向不同的处理路径。
Make 以「操作（operation）」计费。免费方案每月提供 1,000 次操作，付费计划每月 9 美元起，包含 10,000 次操作，对中量自动化需求而言，成本远低于 Zapier。平台原生连接超过 1,500 个应用程序，并提供 HTTP 和 Webhook 模块以连接自定义 API。
Make 最适合：已超越 Zapier 线性逻辑限制、需要条件路由或数据转换，同时希望降低每月成本的业务。
Zapier、n8n、Make 直接比较
| 比较项目 | Zapier | Make | n8n |
|---|---|---|---|
| 设置难度 | 非常简单 | 中等 | 需要技术知识 |
| 应用程序集成数量 | 7,000+ | 1,500+ | 400+ 原生 |
| 免费方案 | 每月 100 个任务 | 每月 1,000 次操作 | 自行部署免费 |
| 入门付费方案 | 每月 19.99 美元 | 每月 9 美元 | 每月 24 美元（云端） |
| 数据隐私 | 仅云端 | 仅云端 | 可自行部署 |
| AI 步骤支持 | 内置 AI 模块 | 内置 AI 模块 | 通过 API 连接 |
| 最适合 | 初学者 | 中级用户 | 技术团队 |
哪个工具最适合你的香港中小企？
决策取决于三个因素：技术能力、每月预算，以及数据处理要求。
对餐厅老板、零售店管理人员或没有技术背景的服务业业主而言，Zapier 是最清晰的起点。设置过程有引导，支持完善，7,000 个应用程序的集成库几乎涵盖所有常见工具。当出现问题时，Zapier 的客户支持和文档资源是三个平台中最易使用的。
对需要根据客户类型、交易阶段或服务类别进行分支处理的地产中介、保险经纪或物流公司而言，Make 处理这类条件逻辑的能力远比 Zapier 出色，成本也更低。同样的工作流程，在 Zapier 可能需要每月 49 美元，在 Make 只需 9 美元。界面需要多一点学习时间，但投资很快就能回收。
对必须将客户数据保留在特定司法管辖区的律师事务所、医疗机构或金融科技公司而言，n8n 自行部署版本是名单上唯一能满足这一要求的选择。你在自己的服务器上运行软件，数据完全不经过第三方云端。
关于工作流程自动化的常见误解
许多老板认为，自动化需要庞大的前期时间或资金投入。对于直接的应用场景，例如将两三个应用程序以线性序列连接，Zapier 和 Make 可以在一个工作天内上线，而且免费方案已足够试用。
第二个误解是把自动化视为技术项目。事实上，它是一个业务决策。启动自动化的正确时机，不是「我们现在有 Zapier 了」，而是「这个任务每周耗费三小时，每次步骤都一样，而且不需要人为判断」。只要符合这两个条件，以上任何一个工具都能在首个计费周期内回收成本。
本周如何开始你的第一个自动化
最有效的第一个自动化，几乎永远是通知类流程：「当应用程序 A 发生 X 事件，向应用程序 B 发送通知。」对零售业务而言，可以是「当 Shopify 有新订单，向店长的 WhatsApp 发送提醒」；对服务业而言，可以是「当客户填写预约表格，将其资料添加至 Google Sheets 并向我发送邮件摘要」。没有条件逻辑，没有分支，只是两个工具之间的可靠连接。
让这个自动化稳定运行两周后，在同一触发条件下加入第二个动作，自动化程序便从两步骤升级至三步骤。三十天后，回顾团队仍然在人工执行的任务，围绕这些任务建立下一个自动化。工作流程自动化，只是业务 AI 化的起点。真正持续的改变，来自于系统性地识别、自动化，再评估成效。懂AI，更懂你，这正是 UD 同行香港中小企 28 年的初心。
了解了三款工具的分别，下一步是找出哪些流程最适合你的业务，并着手部署第一个方案。UD 团队手把手教你评估、配置，到全面运行，每一步我们都陪你完成。
