Microsoft 365 Copilot 究竟是什麼？不是宣傳影片裡灑紙碎那個版本，而是那個實用的助手，由 2026 年 7 月 1 日起，它已正式成為你公司或許早已付費使用的 Microsoft 方案的永久一部分。如果你用 Word、Excel 或 Outlook，這件事就與你有關，值得在下一張續費通知寄到之前先弄清楚。
什麼是 Microsoft 365 Copilot？
Microsoft 365 Copilot 是一個內建於大多數辦公室早已使用的 Microsoft 應用程式之中的 AI 助手，包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 與 Teams。它在這些工具內部幫你起草、摘要、分析與自動化工作，並以你自己的文件與電郵作為背景資料，而不是從一張白紙開始。
關鍵詞是「內建」。Copilot 不是你要另外開啟的一個網站。它就藏在你的團隊每天打開的軟件裡面，這正是它與你在瀏覽器使用的一般聊天機械人不同之處。
Copilot 在每個應用程式裡實際上做什麼？
Copilot 的職責，是把日常辦公工作中緩慢、重複的部分拿走。它在每個 Microsoft 應用程式裡扮演不同而具體的角色，因此價值就體現在你員工每天已在做的工作上。
在 Word 裡，它可以根據一句簡短指示起草文件，或把幾個要點擴寫成完整段落。
在 Excel 裡，你用白話描述想要的分析，它便替你建立公式或摘要。
在 Outlook 裡，它根據電郵往來起草回覆，摘要冗長的郵件串，並標示出你需要跟進的待辦事項。
在 Teams 裡，它把會議轉成文字稿，再整理成一份載有已作決定與下一步的摘要。
模式始終一致：你提供意圖，Copilot 負責初稿，而最終結果的話語權仍在你手上。
2026 年 7 月 1 日之後，Copilot 收費多少？
由 2026 年 7 月 1 日起，Microsoft 把 Copilot 由臨時附加功能，變成小型企業方案的永久一部分。「Microsoft 365 Business Standard with Copilot」定價為每位用戶每月 23.5 美元，「Business Premium with Copilot」則為每位用戶每月 32 美元，適用於一至 300 個帳戶、以年繳計算。
如果你想保留現有方案、另外單獨加購 Copilot，商用版獨立授權在早前的推廣價之後，定於每位用戶每月 21 美元。至於供較大型 E3 及 E5 客戶使用的企業版，則維持每位用戶每月 30 美元。
Microsoft 在 6 月 2 日的 Build 2026 大會上確認這項改動，並把它定調為 Copilot 成為新標準，而非可有可無的額外選項。
對老闆而言的實際含意是：下次續費時，綑綁 Copilot 的方案可能會成為預設選項，因此你應該刻意判斷是否每個帳戶都需要它，而不是出於習慣為所有帳戶付費。
小生意實際上可以用它來做什麼？
最有力的應用場景，是那些悄悄被拖延的日常工作，而非甚麼未來感十足的功能。想想那份本可即日寄出、卻拖了三日的建議書，或那張趕在工作被遺忘之前才發出的發票。
一些老闆會認得的具體例子：
- 把混亂的會議變成行動。Copilot 摘要 Teams 通話，並列出誰在何時之前要做甚麼。
- 更快清空收件箱。它替常見的客戶電郵起草回覆，員工只需檢查後發出。
- 看懂一張試算表。用白話問「上季哪些產品賣得最差」，即可得到答案。
- 產出一份建議書初稿。把你的筆記交給它，換來一份可供修改的結構化文件，而非從頭撰寫。
Microsoft 亦新增了超過 1,000 個連接器，接通 Shopify、Xero、Asana 等工具，讓 Copilot 可以從你生意已在使用的系統中拉取狀態與數據，而你毋須在不同應用程式之間切換。
Copilot 處理我的公司資料安全嗎？
Copilot 在你已於 Microsoft 365 內設定的權限範圍內運作。它只能看到某位用戶本來已獲准查看的內容，因此把它開啟，並不會自動把敏感檔案暴露給整個團隊。
實際上，這意味著一名銷售員向 Copilot 查詢銷售管道時，不會意外帶出薪酬資料；而一名外判承包商，也無法調出他本來從未獲授權查看的客戶紀錄。
但這並不免除你的責任。這道防線只有在你的檔案權限一開始就設定得合理時才有效，因此在你於全公司倚賴 Copilot 之前，值得先檢視一次「誰可以查看甚麼」。
關於 Copilot 的常見誤解
有三個誤解，會令老闆不是多付了錢，就是太快把它否定。
誤解一：「Copilot 和免費的 Copilot 聊天是同一回事。」並非如此。免費的消費者版聊天是一個通用助手。Microsoft 365 Copilot 在你的應用程式內、以你的業務內容運作，付費的價值正在於此。
誤解二：「它會取代員工。」Copilot 負責起草與摘要，但作出決定、修改與發出的，始終是人。它縮短工序，卻不會在無人看管下替你經營生意。
誤解三：「每個人都需要一個授權。」得益最大的，是那些埋首於文件、電郵與會議的員工。一個甚少接觸 Office 的人，或許根本不需要一個帳戶。
常見問題
我要先有 Microsoft 365 才能用它嗎？
是的。Copilot 建構於 Microsoft 365 應用程式之上，因此需要一個底層的商用訂閱才能運作。
對很小的團隊來說值得嗎？
視乎你的團隊花多少時間在撰寫、收發電郵與做分析。文件與電郵的重度使用者得益最大。
2026 年 7 月 1 日改了甚麼？
Copilot 由推廣性質的附加功能，變成小型企業方案中的永久項目，綑綁的 Standard 與 Premium 級別分別定價為每位用戶每月 23.5 及 32 美元。
它能與我其他軟件連動嗎？
越來越可以，透過超過 1,000 個連接器接通 Shopify、Xero、Asana 等工具。
給香港老闆的總結
Microsoft 365 Copilot 不是噱頭，也不是魔法。它是內建於你團隊已在使用的 Word、Excel、Outlook 與 Teams 之中的一層 AI，截至 2026 年 7 月，在綑綁的小型企業方案中定價由每位用戶每月 23.5 美元起。
真正的抉擇，不在於 Copilot 是否令人驚艷，而在於你的哪些同事會真正因它而省回時間，以及同一筆預算，會否用來解決別處一個更大的樽頸更划算。工具易買，難的是把它對準正確的問題。懂AI，更懂你 UD相伴，AI不冷。
想有人幫你判斷甚麼最適合你的團隊？
Copilot 只是眾多選項之一，正確答案取決於哪些工作正吞掉你團隊的一週時間。如果你想清楚、零術語地看見 AI 在你這盤生意的哪個環節最能回本，以及如何在不打亂日常運作的情況下推行，我們手把手教你完成每一步，每一項建議背後，都有 28 年的本地經驗。
