大多數香港中小企忽略的一個重要事實
Microsoft 即將做一件前所未有的事:將企業級 AI 助理直接內建於小型企業生產力套裝之中,並以大多數老闆無需開會討論的價格推出。由 2026 年 7 月 1 日起,每一個 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 訂閱都將內建 Copilot,毋須額外加購。原本獨立的 Copilot 加購項目每月每位用戶收費 30 美元。新的綑綁式 Business Standard 加 Copilot 套餐每月每位用戶只需 23.5 美元。
如果你經營一間香港中小企,而你的團隊正在使用 Word、Excel、Outlook 或 Teams,這將是你今年最重要的科技開支調整。本文將拆解 Microsoft 365 Copilot Business 究竟是什麼、它在你日常使用的應用程式內可以做什麼、新定價對你有何意義,以及你應該如何決定是否升級。
什麼是 Microsoft 365 Copilot Business?
Microsoft 365 Copilot Business 是一個直接內建於 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及 Teams 之中的 AI 助理。它能撰寫文字、分析試算表、製作簡報、總結電郵討論串,並使用你公司本身的資料作為參考。由 2026 年 7 月 1 日起,它將預設包含在 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 套餐之中,適用於 300 名員工以下的機構。
有三點界定了它的本質:
第一,它存活於你已經在使用的應用程式之內。毋須登入另一個獨立網站。你在 Word 內點擊 Copilot 圖示,它就會根據你的客戶歷史草擬段落。你在 Excel 內叫 Copilot 找出銷售報表中的異常,它便會回傳一張圖表。
第二,它讀取你公司的資料,而非僅限於公開資訊。Copilot 看得到你的電郵、SharePoint 檔案、Teams 對話和 OneDrive 文件(按你既有的存取權限)。這就是為什麼 Copilot 草擬的客戶回信能引用你上月所發出的具體報價。
第三,Microsoft 已正式把它定為小型企業的永久標準,由 2026 年 7 月 1 日生效。在此之前,Copilot 是每位用戶每月 30 美元的加購項目。由此之後,它將以折扣價綑綁進標準訂閱之中。
2026 年 7 月 1 日後對中小企的具體改變
2026 年 7 月 1 日的轉變,將原本的 Microsoft 365 Business Standard(不含 Copilot)每月每位用戶 12.5 美元加上 30 美元的 Copilot 加購(合共 42.5 美元),取代為單一綑綁套餐每月每位用戶 23.5 美元,並同時包含兩者。新的綑綁價較舊有合併價低約 45%。
香港中小企應該牢記的數字:
Business Standard 加 Copilot:每位用戶每月 23.5 美元(原為 12.5 + 30 = 合共 42.5 美元)。
Business Premium 加 Copilot:每位用戶每月 32 美元(原為 22 + 30 = 合共 52 美元)。Premium 多加進階威脅防護、Intune 裝置管理及資料保護功能。
300 人以下機構的獨立 Copilot 加購:由 2026 年 7 月 1 日起降至每位用戶每月 21 美元(原為 30 美元)。
以一間 10 人香港設計工作室為例,若目前已使用 Business Standard 並試用 Copilot,轉用新綑綁套餐後每年可節省約 190 美元。對一間尚未採用 Copilot 的 5 人物業代理而言,綑綁套餐每位用戶每月只需多付 11 美元,便能加上 AI 功能。
Copilot 在 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 之內實際如何運作
Copilot 是內建於每一個 Office 應用程式之中的功能,並非獨立程式。你按下 Copilot 按鈕或以自然語言發問時,它便會啟動。每個應用程式內的 Copilot 都針對該應用程式的核心用途執行不同任務。
Word:由一句簡單指示便能草擬建議書、合約及報告。你打字時會即時提供語氣與清晰度建議。個人化見解現在會顯示於文件頂部,毋須翻閱便能找到與你角色最相關的部分。Copilot 亦能執行多步驟修訂工作:你叫它「將第三章改寫為更正式語氣,並加一段摘要」,它便會一次過完成兩項修改。
Excel:以普通中文或英文便能生成公式、製作圖表、進行趨勢分析。截至 2026 年 4 月,Excel 內的 Copilot 已可運用 Python 執行進階數據分析,使用者毋須懂得寫程式碼。問「上季哪些產品銷售跌幅最大」,Copilot 便會回傳一張圖表、一段文字摘要,以及背後使用的公式。
PowerPoint:從一份 Word 簡介或數個重點便能生成初稿簡報。內建技能讓你只需點擊一次,便能「轉換為電梯簡介」或「為客戶會議重新設計」,毋須撰寫長篇指令。在 PowerPoint Live 中,會議參加者可選取簡報文字並要求 Copilot 即場解釋。
Outlook:將冗長的電郵討論串以三行濃縮。以你的語氣草擬回覆。根據對話內容建議何時跟進。「下星期五設定外出自動回覆」這類自然語言指令毋須翻設定便能完成。
Teams:生成會議回顧、行動項目與決議,並附上時間戳。標示每位參與者所承諾的事項。草擬你平常需要自己撰寫的跟進訊息。
Business Standard 還是 Business Premium?香港中小企應該如何選擇
對大多數 50 人以下、主要使用文書處理工具及 AI 的香港中小企而言,每位用戶每月 23.5 美元的 Business Standard 加 Copilot 是合理起點。每位用戶每月 32 美元的 Business Premium 加 Copilot 額外加入保安與裝置管理功能,適合處理客戶資料、規管行業或遠端團隊。
若你的業務符合以下情況,可選 Business Standard:員工 50 人以下、主要使用辦公室生產力工作流程(建議書、試算表、電郵)、沒有特殊合規要求。
若你的業務符合以下情況,應選 Business Premium:處理敏感客戶資料(法律、金融、醫療、地產)、需要在員工電腦及手機上執行裝置保安、運行混合或遠端團隊、屬於受規管行業。
對一間 10 人團隊而言,兩者差距為每月 85 美元。對處理客戶合約與身分證明文件的物業代理來說,這已是香港最便宜的一項網絡保安升級之一。
香港老闆對 Copilot Business 的三大誤解
香港中小企評估 Copilot Business 時,三種誤解經常令他們白花金錢或錯失機會。
誤解一:「用 ChatGPT 就好,作用一樣。」ChatGPT 看不到你公司的檔案。Copilot 已連接你的 SharePoint、Outlook 信箱、OneDrive 資料夾與 Teams 對話,並按你既有的存取權限運作。當你叫 Copilot 草擬一份報價,它會引用真實的客戶歷史。當你叫 ChatGPT 做同樣事情,你每次都要自行貼上歷史紀錄,而且你的資料會離開 Microsoft 租戶。整合本身才是真正的價值,而非聊天介面。
誤解二:「它只是一個寫作工具。」截至 2026 年 4 月,Word、Excel 及 PowerPoint 內的 Copilot 已具備代理式能力,可於一次指令中規劃並執行多步驟工作。在 Excel 內叫 Copilot「找出這份銷售數據中的異常、建立趨勢圖、再撰寫一份摘要備忘」是同一個指令。它一次過交付三項成果。這已較接近交付給初級分析員,而非向一個聊天機械人下指示。
誤解三:「對中小企而言這價錢太貴。」2026 年 7 月 1 日生效的綑綁套餐,每位用戶每月總成本為 23.5 至 32 美元。香港一個兼職行政助理的時薪最少為 50 港元。若 Copilot 為每位員工每天節省 30 分鐘的電郵、文件草擬與試算表時間,每月一個工作週以內便能回本。
2026 年 7 月 1 日前的三步決策計劃
香港中小企應在新定價生效前依以下三步走:審視現時 Microsoft 365 支出、安排 2 至 3 名員工試用 Copilot 兩星期、再根據資料敏感度決定 Business Standard 或 Premium。
第一步,審視你現時的 Microsoft 365 支出。拿出上個月的發票。記下有多少用戶使用 Business Basic、Standard 或 Premium。找出已經加購 30 美元獨立 Copilot 的同事。由 7 月 1 日起,這個加購價格降至 300 人以下機構每位用戶 21 美元,而任何 Standard 或 Premium 用戶可轉用綑綁套餐以取得折扣。
第二步,安排 2 至 3 名員工試用兩星期。選出花最多時間處理電郵、草擬文件或製作簡報的人。讓他們使用 Copilot 兩星期,並就三項具體任務量度節省的時間:草擬客戶電郵、總結長討論串、由試算表製作一頁摘要。大多數中小企在第一週便能看到 20 至 40% 的時間節省。
第三步,選對方案。若你的業務處理含有個人資料、財務記錄或合約的客戶文件,請選 Business Premium 以取得保安功能。若你的業務主要是內部生產力工作,Business Standard 已足夠。
常見問題
2026 年 7 月 1 日起,香港可以使用 Copilot 嗎?
可以。Microsoft 365 Business Standard 加 Copilot 及 Business Premium 加 Copilot 將於全球(包括香港)於 2026 年 7 月 1 日推出。現有 Business Standard 或 Premium 訂戶可轉用綑綁套餐,或保留原方案。
Copilot 支援中文嗎?
支援。Copilot 同時支援繁體中文、簡體中文及英文。你可以用英文起草一份文件、叫 Copilot 以繁體中文總結、再翻譯回去。中文輸出品質自 GPT-5 系列模型整合後已有明顯改善。
我公司的資料會否被用作訓練 Microsoft 的 AI 模型?
不會。Microsoft 確認,Copilot 在你 Microsoft 365 租戶內存取的資料,不會用於訓練基礎模型。你的指令與資料只會留在租戶範圍以內。
如果我的公司不足 5 人,可以使用嗎?
可以。你仍然可以以每位用戶每月 23.5 美元訂閱 Business Standard 加 Copilot,並沒有最低座位數要求。一間 2 人顧問公司亦能訂閱,並獲得與 100 人公司相同的 Copilot 功能。
可以一個月後取消嗎?
大多數 Microsoft 365 方案以月費計算並提供每月取消選項,但部分年度承諾可獲較低每位用戶價格。簽訂年費前,請查閱方案具體條款。
香港中小企的結論
Microsoft 365 Copilot Business 於 2026 年 7 月 1 日轉為永久方案,將是中小企生產力套裝今年最大的一項改變。綑綁定價令企業級 AI 進入 5 人公司的能力範圍。它與你現有電郵、檔案及會議的整合,正是它較任何獨立聊天機械人更實用的核心原因。
真正應該問的問題已不是「我們應否試用 AI」,而是「哪兩三位同事最先用 Copilot,第一週量度什麼指標」。
懂AI的冷,更懂你的難。UD 同行28年,讓科技成為有溫度的陪伴。
準備好讓 AI 真正為你的業務工作了嗎?
了解 Microsoft 365 Copilot Business 能做什麼,只是第一步。揀選對的方案、把它接上你真實的工作流程、再訓練同事用得好,是另一回事。UD 同行香港中小企 AI 之路已 28 年,會手把手教你完成每一步:由揀方案、到兩星期的同事試用計劃。