大多數香港中小企忽略的一個重要事實
Microsoft 即將做一件前所未有的事：將企業級 AI 助理直接內建於小型企業生產力套裝之中，並以大多數老闆無需開會討論的價格推出。由 2026 年 7 月 1 日起，每一個 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 訂閱都將內建 Copilot，毋須額外加購。原本獨立的 Copilot 加購項目每月每位用戶收費 30 美元。新的綑綁式 Business Standard 加 Copilot 套餐每月每位用戶只需 23.5 美元。
如果你經營一間香港中小企，而你的團隊正在使用 Word、Excel、Outlook 或 Teams，這將是你今年最重要的科技開支調整。本文將拆解 Microsoft 365 Copilot Business 究竟是什麼、它在你日常使用的應用程式內可以做什麼、新定價對你有何意義，以及你應該如何決定是否升級。
什麼是 Microsoft 365 Copilot Business？
Microsoft 365 Copilot Business 是一個直接內建於 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 及 Teams 之中的 AI 助理。它能撰寫文字、分析試算表、製作簡報、總結電郵討論串，並使用你公司本身的資料作為參考。由 2026 年 7 月 1 日起，它將預設包含在 Microsoft 365 Business Standard 及 Business Premium 套餐之中，適用於 300 名員工以下的機構。
有三點界定了它的本質：
第一，它存活於你已經在使用的應用程式之內。毋須登入另一個獨立網站。你在 Word 內點擊 Copilot 圖示，它就會根據你的客戶歷史草擬段落。你在 Excel 內叫 Copilot 找出銷售報表中的異常，它便會回傳一張圖表。
第二，它讀取你公司的資料，而非僅限於公開資訊。Copilot 看得到你的電郵、SharePoint 檔案、Teams 對話和 OneDrive 文件（按你既有的存取權限）。這就是為什麼 Copilot 草擬的客戶回信能引用你上月所發出的具體報價。
第三，Microsoft 已正式把它定為小型企業的永久標準，由 2026 年 7 月 1 日生效。在此之前，Copilot 是每位用戶每月 30 美元的加購項目。由此之後，它將以折扣價綑綁進標準訂閱之中。
2026 年 7 月 1 日後對中小企的具體改變
2026 年 7 月 1 日的轉變，將原本的 Microsoft 365 Business Standard（不含 Copilot）每月每位用戶 12.5 美元加上 30 美元的 Copilot 加購（合共 42.5 美元），取代為單一綑綁套餐每月每位用戶 23.5 美元，並同時包含兩者。新的綑綁價較舊有合併價低約 45%。
香港中小企應該牢記的數字：
Business Standard 加 Copilot：每位用戶每月 23.5 美元（原為 12.5 + 30 = 合共 42.5 美元）。
Business Premium 加 Copilot：每位用戶每月 32 美元（原為 22 + 30 = 合共 52 美元）。Premium 多加進階威脅防護、Intune 裝置管理及資料保護功能。
300 人以下機構的獨立 Copilot 加購：由 2026 年 7 月 1 日起降至每位用戶每月 21 美元（原為 30 美元）。
以一間 10 人香港設計工作室為例，若目前已使用 Business Standard 並試用 Copilot，轉用新綑綁套餐後每年可節省約 190 美元。對一間尚未採用 Copilot 的 5 人物業代理而言，綑綁套餐每位用戶每月只需多付 11 美元，便能加上 AI 功能。
Copilot 在 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 之內實際如何運作
Copilot 是內建於每一個 Office 應用程式之中的功能，並非獨立程式。你按下 Copilot 按鈕或以自然語言發問時，它便會啟動。每個應用程式內的 Copilot 都針對該應用程式的核心用途執行不同任務。
Word：由一句簡單指示便能草擬建議書、合約及報告。你打字時會即時提供語氣與清晰度建議。個人化見解現在會顯示於文件頂部，毋須翻閱便能找到與你角色最相關的部分。Copilot 亦能執行多步驟修訂工作：你叫它「將第三章改寫為更正式語氣，並加一段摘要」，它便會一次過完成兩項修改。
Excel：以普通中文或英文便能生成公式、製作圖表、進行趨勢分析。截至 2026 年 4 月，Excel 內的 Copilot 已可運用 Python 執行進階數據分析，使用者毋須懂得寫程式碼。問「上季哪些產品銷售跌幅最大」，Copilot 便會回傳一張圖表、一段文字摘要，以及背後使用的公式。
PowerPoint：從一份 Word 簡介或數個重點便能生成初稿簡報。內建技能讓你只需點擊一次，便能「轉換為電梯簡介」或「為客戶會議重新設計」，毋須撰寫長篇指令。在 PowerPoint Live 中，會議參加者可選取簡報文字並要求 Copilot 即場解釋。
Outlook：將冗長的電郵討論串以三行濃縮。以你的語氣草擬回覆。根據對話內容建議何時跟進。「下星期五設定外出自動回覆」這類自然語言指令毋須翻設定便能完成。
Teams：生成會議回顧、行動項目與決議，並附上時間戳。標示每位參與者所承諾的事項。草擬你平常需要自己撰寫的跟進訊息。
Business Standard 還是 Business Premium？香港中小企應該如何選擇
對大多數 50 人以下、主要使用文書處理工具及 AI 的香港中小企而言，每位用戶每月 23.5 美元的 Business Standard 加 Copilot 是合理起點。每位用戶每月 32 美元的 Business Premium 加 Copilot 額外加入保安與裝置管理功能，適合處理客戶資料、規管行業或遠端團隊。
若你的業務符合以下情況，可選 Business Standard：員工 50 人以下、主要使用辦公室生產力工作流程（建議書、試算表、電郵）、沒有特殊合規要求。
若你的業務符合以下情況，應選 Business Premium：處理敏感客戶資料（法律、金融、醫療、地產）、需要在員工電腦及手機上執行裝置保安、運行混合或遠端團隊、屬於受規管行業。
對一間 10 人團隊而言，兩者差距為每月 85 美元。對處理客戶合約與身分證明文件的物業代理來說，這已是香港最便宜的一項網絡保安升級之一。
香港老闆對 Copilot Business 的三大誤解
香港中小企評估 Copilot Business 時，三種誤解經常令他們白花金錢或錯失機會。
誤解一：「用 ChatGPT 就好，作用一樣。」ChatGPT 看不到你公司的檔案。Copilot 已連接你的 SharePoint、Outlook 信箱、OneDrive 資料夾與 Teams 對話，並按你既有的存取權限運作。當你叫 Copilot 草擬一份報價，它會引用真實的客戶歷史。當你叫 ChatGPT 做同樣事情，你每次都要自行貼上歷史紀錄，而且你的資料會離開 Microsoft 租戶。整合本身才是真正的價值，而非聊天介面。
誤解二：「它只是一個寫作工具。」截至 2026 年 4 月，Word、Excel 及 PowerPoint 內的 Copilot 已具備代理式能力，可於一次指令中規劃並執行多步驟工作。在 Excel 內叫 Copilot「找出這份銷售數據中的異常、建立趨勢圖、再撰寫一份摘要備忘」是同一個指令。它一次過交付三項成果。這已較接近交付給初級分析員，而非向一個聊天機械人下指示。
誤解三：「對中小企而言這價錢太貴。」2026 年 7 月 1 日生效的綑綁套餐，每位用戶每月總成本為 23.5 至 32 美元。香港一個兼職行政助理的時薪最少為 50 港元。若 Copilot 為每位員工每天節省 30 分鐘的電郵、文件草擬與試算表時間，每月一個工作週以內便能回本。
2026 年 7 月 1 日前的三步決策計劃
香港中小企應在新定價生效前依以下三步走：審視現時 Microsoft 365 支出、安排 2 至 3 名員工試用 Copilot 兩星期、再根據資料敏感度決定 Business Standard 或 Premium。
第一步，審視你現時的 Microsoft 365 支出。拿出上個月的發票。記下有多少用戶使用 Business Basic、Standard 或 Premium。找出已經加購 30 美元獨立 Copilot 的同事。由 7 月 1 日起，這個加購價格降至 300 人以下機構每位用戶 21 美元，而任何 Standard 或 Premium 用戶可轉用綑綁套餐以取得折扣。
第二步，安排 2 至 3 名員工試用兩星期。選出花最多時間處理電郵、草擬文件或製作簡報的人。讓他們使用 Copilot 兩星期，並就三項具體任務量度節省的時間：草擬客戶電郵、總結長討論串、由試算表製作一頁摘要。大多數中小企在第一週便能看到 20 至 40% 的時間節省。
第三步，選對方案。若你的業務處理含有個人資料、財務記錄或合約的客戶文件，請選 Business Premium 以取得保安功能。若你的業務主要是內部生產力工作，Business Standard 已足夠。
常見問題
2026 年 7 月 1 日起，香港可以使用 Copilot 嗎？
可以。Microsoft 365 Business Standard 加 Copilot 及 Business Premium 加 Copilot 將於全球（包括香港）於 2026 年 7 月 1 日推出。現有 Business Standard 或 Premium 訂戶可轉用綑綁套餐，或保留原方案。
Copilot 支援中文嗎？
支援。Copilot 同時支援繁體中文、簡體中文及英文。你可以用英文起草一份文件、叫 Copilot 以繁體中文總結、再翻譯回去。中文輸出品質自 GPT-5 系列模型整合後已有明顯改善。
我公司的資料會否被用作訓練 Microsoft 的 AI 模型？
不會。Microsoft 確認，Copilot 在你 Microsoft 365 租戶內存取的資料，不會用於訓練基礎模型。你的指令與資料只會留在租戶範圍以內。
如果我的公司不足 5 人，可以使用嗎？
可以。你仍然可以以每位用戶每月 23.5 美元訂閱 Business Standard 加 Copilot，並沒有最低座位數要求。一間 2 人顧問公司亦能訂閱，並獲得與 100 人公司相同的 Copilot 功能。
可以一個月後取消嗎？
大多數 Microsoft 365 方案以月費計算並提供每月取消選項，但部分年度承諾可獲較低每位用戶價格。簽訂年費前，請查閱方案具體條款。
香港中小企的結論
Microsoft 365 Copilot Business 於 2026 年 7 月 1 日轉為永久方案，將是中小企生產力套裝今年最大的一項改變。綑綁定價令企業級 AI 進入 5 人公司的能力範圍。它與你現有電郵、檔案及會議的整合，正是它較任何獨立聊天機械人更實用的核心原因。
真正應該問的問題已不是「我們應否試用 AI」，而是「哪兩三位同事最先用 Copilot，第一週量度什麼指標」。
懂AI的冷，更懂你的難。UD 同行28年，讓科技成為有溫度的陪伴。
準備好讓 AI 真正為你的業務工作了嗎？
了解 Microsoft 365 Copilot Business 能做什麼，只是第一步。揀選對的方案、把它接上你真實的工作流程、再訓練同事用得好，是另一回事。UD 同行香港中小企 AI 之路已 28 年，會手把手教你完成每一步：由揀方案、到兩星期的同事試用計劃。
